Implementación de sistemas para la atención de recursos administrativos en una entidad estatal

Abstract

De acuerdo con la Ley N° 29625, “Ley de devolución de dinero del FONAVI a los trabajadores que contribuyeron al mismo”, y su reglamento, se tiene la entidad estatal denominada Secretaría Técnica de Apoyo a la Comisión Ad Hoc, creada por Ley N° 29625, el cual se encargará técnica y operativamente del cumplimiento de esta ley. La entidad cuyo objetivo principal es devolver los aportes de los fonavistas, luego de recabar los datos personales, historial laboral, y hacer la verificación con distintas fuentes de información, cada tres meses emite un padrón de fonavistas beneficiarios, el cual es una lista de las personas que ya pueden cobrar efectivamente la devolución de sus aportes. Los que estén incluidos en dicha lista recibirán y/o podrán solicitar, un documento denominado Certificado de Reconocimiento de Aportaciones y Derechos del Fonavista (CERAD), en el cual se muestra en detalle el valor de los periodos aportados. El fonavista beneficiario puede no estar de acuerdo con el monto del pago recibido por varias razones, por lo cual tiene la potestad de presentar un recurso administrativo a la entidad, indicando sus motivos. Entonces al existir una gran cantidad de recursos administrativos presentados, la entidad presenta un problema en su atención, pues el tiempo de respuesta se dilata, debido a que algunos de los procesos internos que subyacen a la atención del recurso administrativo no están automatizados, ni se han hecho un análisis de la información previo. Por lo que para mejorar el tiempo de repuesta y tener un control del seguimiento del proceso de atención de los recursos administrativos, se planteó una solución de sistemas, que consiste en integrar dos aplicativos, uno existente desarrollado con tecnología JEE y otro nuevo a desarrollar en .NET, la mixtura de esta solución se debe al contexto en que la entidad se encuentra con respecto al uso de recursos tecnológicos. Para el desarrollo de la solución, con respecto al proceso de desarrollo de software se usó RUP (Rational Unified Process), el cual es conocido, presenta amplia documentación y es adaptable al contexto de cada organización, con la finalidad de garantizar la producción de software de alta calidad cumpliendo con las necesidades de los usuarios finales, dentro de una programación y presupuesto previsible. Como notación para el análisis y diseño de sistemas se usó UML (Lenguaje Unificado de Modelado), el cual permitirá describir una vista del modelo, eligiendo sólo los diagramas que generan más valor para este contexto. Finalmente, la solución de sistemas que comprende dos sistemas, el primero denominado “Sistema de Atención al Cliente” y el otro “Sistema de Emisión de Resoluciones Automáticas Administrativas”, estará desarrollada bajo la plataforma JEE y .NET respectivamente. El primero se encargará de los procesos de ingresar, consultar y atender el recurso administrativo, mientras el segundo de emitir la resolución del recurso administrativo. Los resultados obtenidos luego de aplicar la solución de sistemas planteada fueron que se logró reducir el tiempo de atención de los recursos administrativos, a consecuencia de reducir los tiempos y dinamizar el flujo de información de algunos subprocesos que subyacen a éste, como la emisión de resoluciones administrativas del recurso y centralización de la información que cada área agrega al recurso. Finalmente se llega a la conclusión de que la solución de sistemas debe estar alineada al marco de trabajo que la entidad tiene para la atención de los recursos administrativos, dicho marco comprende procedimientos, reglamentos y normas legales. Por lo que la solución de sistemas al ser desarrollada debe ser flexible y escalable, pues un cambio en el marco de trabajo tendrá un impacto en los sistemas. Además, se recomienda abordar más procesos internos de la atención de recursos administrativos, los cuales no se abordan en la solución presente, debido al alcance del proyecto.

According to Law No. 29625, "Law on the devolution of money from FONAVI to the workers who contributed to it", and its bylaw, there is a state entity called Technical Secretariat of Support to the Ad Hoc Commission, created by Law No 29625, which will be technically and operationally responsible for compliance with this law. The entity whose main objective is to return the contributions of the fonavistas, after collecting the personal data, work history, and make the verification with different sources of information, every three months issues a set of beneficiary fonavistas, which is a list of the people who can already effectively collect the return of their contributions. Those that are included in this list will receive and / or may request a document called Certificate of Recognition of Contributions and Rights of Fonavista (CERAD), which shows in detail the value of the periods provided. The beneficiary fonavista may not agree with the amount of the payment received for several reasons, for which reason they has the power to establish an administrative resource to the entity, stating his reasons. Therefore, since there is a large amount of administrative resources, the entity presents a problem in its attention, as the response time expands, because some of the internal processes that underlie the administrative resource attention are not automated, nor have an analysis of the previous information been made. Therefore, in order to improve the response time and control the follow-up of the administrative resources attention process, a system solution was proposed, which consists of integrating two applications, an existing one developed with JEE technology and a new one develop in .NET, the mix of this solution, is due to the context in which the entity is in relation to the use of technological resources. In order to develop the solution, RUP (Rational Unified Process) was used with respect to the software development process, which is well known, presents extensive documentation and is adaptable to the context of each organization, in order to guarantee the production of software of high quality meeting the needs of the end users, within a schedule and budget predictable. As a notation for the analysis and design of systems, UML (Unified Modeling Language) was used, which will allow to describe a view of the model, choosing only the diagrams that generate more value for this context. Finally, the system solution comprising two systems, the first one called "Customer Service System" and the other "Automatic Management Resolutions Emission System", will be developed under the JEE and .NET platform respectively. The first will be responsible for the processes of entering, consulting and attending the administrative resource, while the second to issue the resolution of the administrative resource. The results obtained after the application of the solution were systems raised, were that it was possible to reduce the attention time of the administrative resources, as a result of reducing the time and streamlining the information flow of some subprocesses that underlie this one, such as the emission of administrative decisions of the resource and centralization of the information that each area adds to the resource. Finally, it is concluded that the systems solution must be aligned with the framework that the entity has for the attention of administrative resources, that framework includes procedures, regulations and legal standards. So that systems solution to be developed must be flexible and scalable, as a change in the framework will have an impact on systems. In addition, it is recommended to address more internal processes of attention to administrative resources, which are not addressed in the present solution, due to the scope of the project.