Mejoras en los procesos administrativos de una entidad universitaria mediante la implementación de un ERP

Abstract

La empresa en estudio del presente informe de ingeniería es una entidad universitaria dedicada a la enseñanza de educación superior de prestigio, que cuenta con proyecciones de expansión a nivel internacional, esta organización buscaba aumentar su competitividad, controlar mejor sus procesos e integrar la información de las áreas vitales de la empresa. Por estas razones la entidad universitaria decidió realizar la implementación de un ERP Enterprise Resource Planning, sistema informático que integra la gestión administrativa institucional, esta decisión les ha permitido obtener ventajas competitivas sobre sus competidores, pues con ello se pudo demostrar cómo aplicando las mejores prácticas empresariales, realizar una eficiente gestión del cambio y una correcta automatización a través de la tecnología, es posible modernizar y mejorar en forma efectiva los procesos de negocios en una organización. La amplia oferta de software ERP en el mercado actual dificultó la decisión a la hora de elegir cuál es el que mejor se adapta a las necesidades de la organización, pero finalmente las evaluaciones realizadas permitieron poder decidir la adquisición del software integrado de Oracle ERP PeopleSoft. El presente trabajo de investigación pretenderá elaborar una guía para que todos los interesados en implementar un software de gestión empresarial puedan realizarlo con éxito, aprovechando al máximo las ventajas competitivas que se generan. La gestión del proyecto de implementación del nuevo ERP, se llevó a cabo haciendo uso de la metodología, PMBOK Guide, la cual comprende altos estándares en todo el proceso de implementación como la documentación, planificación, definiciones del proceso, especificaciones de calidad, manejo de recursos, pruebas del producto y cierre del proyecto. Administrar proyectos de software es una tarea compleja, por lo que por medio de la adecuada utilización de la metodología se puede crear una atmósfera positiva y de respaldo a los administradores de proyectos, logrando así un entorno donde sea posible realizar proyectos con éxito. Debido a la gran amplitud de áreas que abarcan los ERP, y atendiendo a la finalidad del presente trabajo, nos vemos en la necesidad de restringir el alcance del presente informe a tan solo los procesos del área de ventas de la entidad universitaria. Finalmente, las soluciones implementadas trajeron como resultado en la organización, que la información sea manejada de manera más eficiente y eficaz, ya que el nuevo ERP permite tener acceso a información confiable, precisa y oportuna, y con la posibilidad de poder compartirla entre todas las áreas de la organización.