Estudio y análisis para la reorganización, sistematización y codificación de la dirección de flota de una Compañía Naviera

Abstract

Para ubicar en el tiempo y en el contexto este informe de Ingeniería, deseo manifestar que el mismo se hizo a mediados del año 1989, en la ciudad de Caracas, Venezuela, para la Compañía Naviera Internacional: C.A. Marítima Oceánica Granelera, CAMOGRA, la cual era en ese entonces la mayor Compañía Naviera privada de Venezuela. El suscrito ha seleccionado este Estudio y Análisis como su Informe de Ingeniería porque considera que la Sistematización, la Codificación y los fundamentos de la Organización que se plantean en este Estudio tienen validez hasta la fecha para la Administración y Operación de cualquier Compañía Naviera y de cualquier Astillero, ya sea de Construcción o de Reparación. Las razones y motivos por los cuales el Directorio de esta compañía solicitó este Estudio y Análisis fueron. entre otros los siguientes: - La Compañía había tenido un crecimiento muy grande y rápido en los últimos años, el cual había creado una serie de problemas administrativos y operativos. - La organización actual de la Empresa había quedado obsoleta y ya no era la adecuada para las nuevas funciones y responsabilidades que se habían creado debidas a su rápido crecimiento. - El personal al nivel de Gerencia no era el adecuado y en muchas otras posiciones no estaban capacitados para el cargo, por lo que se habían creado muchos cargos a la medida, conveniencia e intereses de las personas. - Las funciones y responsabilidades en muchas áreas se contraponían o se duplicaban y en otras dejaban muchas tareas en un vacío administrativo u operativo. - No existían políticas, métodos y procedimientos integrados e interrelacionados entre las direcciones y gerencias de la empresa. Cada dirección y sus gerencias habían creado sus propias políticas y organizaciones internas, lo cual dificultaba la natural interrelación y comunicación que debían existir entre ellas. - Como consecuencia de lo antes mencionado no existía un control total, integral de la administración y operaciones de la Compañía, ya que la supervisión y los controles los hacían internamente cada dirección a su manera y según sus propios criterios porque no existían sistemas de supervisión, de control, de auditoria y de reportaje integrales de toda la Administración y Operaciones de la Compañía. _ La información, la documentación y la correspondencia tanto la técnica como la administrativa y operativa eran manejadas y archivadas sin ninguna organización, sistematización ni codificación, lo cual dificultaba y demoraba la toma de decisiones y la búsqueda de soluciones a los problemas administrativos y operativos a todo nivel. _ Los costos administrativos y operativos se habían incrementado en un porcentaje significativo en los últimos años y debido a que no se contaba con registros organizados ni clasificados de la información y data no se podían llevar a cabo estudios y análisis para determinar las áreas críticas y las causas de esos incrementos, por lo tanto, no se podía buscar soluciones a estos serios problemas. Estas son las razones y motivos principales que llevaron al Directorio de esta Empresa a solicitar el ESTUDIO Y ANÁLISIS de este INFORME en base al cual se llevó a cabo la reorganización integral de la empresa. A continuación, presentamos un sumario del contenido de los capítulos del Estudio y Análisis. En el Capítulo 2, en la primera parte se hace el estudio y análisis de la Organización, del Organigrama y de las Funciones actuales existentes en la Empresa al momento de iniciar el estudio y en la segunda parte se presenta la Organización, el Organigrama y las Funciones propuestas. En el Capítulo 3, en la primera parte se hace el estudio y el análisis de todos los tipos y volúmenes de correspondencia emitida y recibida, de la documentación y de la información técnica existente en la Empresa porque no existía un sistema de registro ni de archivo integral y como solución a este problema se presenta en la segunda parte la Sistematización, la Codificación y el Listado de los Registros y Archivos generales y particulares de toda la Compañía y de cada entidad que se crea en la nueva Organización. En el Capítulo 4, en la primera parte se hace el estudio de los Centros de Costos existentes en la Empresa, los cuales por su falta de sistematización, de control y de supervisión no permitían tener un balance cierto de los costos, llevar el control de los presupuestos y determinar las razones y motivos de los incrementos de costos que estaba experimentando la empresa, por lo que en la segunda parte del capítulo se propone la sistematización de los mismos para poder tener un control y poder definir con certeza cuales eran las áreas críticas y buscar las soluciones. En el Capítulo 5, se propone la creación del Reporte Técnico por MesNiaje. Se llama mes viaje porque la duración promedio de los viajes de ida y vuelta de los buques era de 30 días. El propósito de este reporte era tener un documento que sirva de guía e instructivo, tanto a los Inspectores de Flota como a los Oficiales de a bordo, sobre los trabajos de reparación y mantenimiento que debían hacerse durante el viaje a bordo o en los talleres de los puertos que tocaba el barco; sobre los pedidos de suministros en proceso o pendientes y sobre la situación de los equipos y componentes que habían sido desembarcados para su mantenimiento o reparación. Con este documento, tanto el personal de a bordo como el de tierra, sabían lo que se tenía que hacer en cada viaje. En el Capítulo 6, se plantea lo que significa llevar a cabo un programa de Mantenimiento Preventivo a bordo de los buques, sus ventajas y desventajas y la razones por las cuales se decidió desarrollar un programa de mantenimiento preventivo combinado con un programa de mantenimiento correctivo. En el Capítulo 7, se plantean las políticas que se deben seguir para programar y ejecutar los trabajos de dique seco para llevarlos a cabo en el tiempo más corto y al menor costo, debido al alto costo que tiene un día de estadía de un buque en el dique seco de un astillero y a que barco parado no gana flete. En la segunda parte se presenta el programa básico de trabajos que siempre deben ejecutarse en dique seco y al cual se debe agregar los trabajos adicionales que planifique la Gerencia de Flota a ser llevados a cabo durante la parada del barco y su estadía en dique seco. En el Capítulo 8, se presenta el Programa que se desarrolló para cumplir con las Inspecciones que realiza la Guardia Costera_ de los Estados Unidos a todos los buques extranjeros antes de ingresar a sus puertos. Este Programa se desarrolló para evitar y resolver la serie continuada de problemas y multas que habían tenido los barcos de la Compañía, lo cual en conjunto había producido demoras en la entrega de la carga, con los consiguientes problemas con los clientes, además del alto costo de las multas.