Sistema de gestión por procesos para mejorar la efectividad de las operaciones de almacén en una empresa privada del sector farmacéutico

Abstract

La presente investigación se desarrolló en la empresa EUROFARMA PERÚ S.A.C, la que en adelante se denominará “La empresa”, ubicada en la ciudad de Lima, de capital extranjero, dedicada a la producción y comercialización de productos farmacéuticos, específicamente en el área de almacén. La empresa terceriza los servicios de almacén mediante un Operador Logístico, ubicado también en Lima. En los años que tiene la empresa en territorio nacional, ha tenido un crecimiento sostenible en el mercado; sin embargo, este crecimiento no ha sido acompañado por un adecuado desarrollo de los procesos operativos, los cuales tienen un profundo impacto sobre la efectividad en la organización. En la actualidad se carece de procesos formalizados, no se optimiza el uso de recursos, no se mide el logro de resultados, el personal no conoce sus funciones, no hay planes de desarrollo del área ni capacitación permanente al personal. Esta desorganización se ve reflejada en los altos costos y tiempos invertidos principalmente, así como la duplicidad de actividades e información y la consecuente desmotivación del personal. Esta investigación tiene por objetivo diseñar un sistema de gestión por procesos para mejorar la efectividad de las operaciones de almacén, considerando que éstas se desarrollan en un operador logístico, y por lo cual se debe delimitar las funciones del personal, de las propias del operador. El diseño de este sistema de gestión por procesos se desarrolló teniendo en cuenta los principios de la gestión por procesos, los cuales ayudan a la dirección a identificar, representar, diseñar, formalizar, controlar, mejorar y hacer más efectivos los procesos de la organización para lograr la confianza del cliente. La investigación concluye que el sistema de gestión por procesos diseñado mejora la efectividad en la empresa. La efectividad incluye eficiencia y eficacia, con la eficiencia se logra optimizar el uso de recursos, y con la eficacia se logra cumplir los objetivos propuestos. Con esta propuesta de implementación se busca reducir los costos y tiempos innecesarios, eliminar la duplicidad de funciones, estructurar debidamente las actividades de almacén, y finalmente mejorar el seguimiento y control de los resultados obtenidos

This research was carried out in the company EUROFARMA PERÚ SAC, which will be called "The company", located in the city of Lima, with foreign capital, dedicated to the production and marketing of pharmaceutical products, specifically in the warehouse area. The company outsources warehouse services through a Logistics Operator, also located in Lima. In the years that the company has in national territory, it has had a sustainable growth in the market; however, this growth has not been accompanied by an adequate development of operating processes, which have a profound impact on effectiveness in the organization. Currently, there are no formalized processes, the use of resources is not optimized, the achievement of results is not measured, the personnel do not know their functions, there are no development plans for the area or permanent training for the personnel. This disorganization is reflected in the high costs and time invested mainly, as well as the duplication of activities and information and the consequent demotivation of the personnel. The objective of this research is to design a process management system to improve the effectiveness of warehouse operations, considering that these are carried out in a logistics operator, and therefore the functions of the personnel must be delimited from those of the operator. The design of this process management system was developed taking into account the principles of process management, which help management identify, represent, design, formalize, control, improve and make more effective the organization's processes for achieve customer trust. The research concludes that the designed process management system improves effectiveness in the company. Effectiveness includes efficiency and effectiveness, with efficiency it is possible to optimize the use of resources, and with efficiency it is possible to meet the proposed objectives. This implementation proposal seeks to reduce unnecessary costs and time, eliminate duplication of functions, properly structure warehouse activities, and finally improve monitoring and control of the results obtained.