Método para analizar y desarrollar sistemas y procedimientos

Abstract

Las unidades básicas de cualquier sistema económico son las empresas; ellas pertenecen a sectores diferentes con fines y procesos muy distintos, pero todas tienen algo en común: los sistemas y procedimientos que ordenan, controlan y apoyan su actividad principal. Sistemas y procedimientos que se materializan en el trabajo de oficina, en el "papeleo", y que son imprescindibles para el normal desenvolvimiento de cualquier empresa. No obstante, y debido principalmente al adelanto vertiginoso de la tecnología, se han (desarrollado nuevos productos, compuestos, maquinarias, servicios, etc. que mejoran y hacen más eficiente la actividad principal, dejando de lado las actividades de apoyo. En la industria, por ejemplo, la tecnología ha revolucionado totalmente la producción (el trabajo de taller), mientras que el trabajo de oficina ha permanecido estático por mucho tiempo. En otras actividades como la administración pública y ciertos servicios, la situación es mucho más grave pues el trabajo de oficina (administrativo) es también su actividad principal. (Dejemos de lado, por un momento, la administración pública pues ella sólo recientemente ha. cobrado la debida importancia en la economía nacional, y veamos el proceso en las empresas restantes). La relegación del trabajo de oficina se ha debido principalmente a su carácter, pues, a diferencia de la actividad principal, no tiene un efecto directo e inmediato en la marcha de la empresa. Un error en el manejo de información no paraliza la producción, mientras que la rotura de una maquina si lo hace. La ineficiencia de este tipo, de trabajo no se siente en la misma forma que la de la producción, por lo que ella puede acumularse hasta llegar a limitar el crecimiento de la empresa o dar lugar a legiones de burócratas. En otras palabras, la razón principal por la que se ha ido agravando el problema del "papeleo" es que el problema no es evidente. Tan relegado ha estado este trabajo que en nuestro medio el término "papeleo" es considerado en un sentido despectivo. Esta situación ha. dado lugar a que el trabajo de oficina se haya convertido en un problema generalizado tanto a nivel de empresa, como a nivel nacional. Desgraciadamente en nuestro medio no contamos con una estadas tica apropiada para el caso, con "La cual cuantificar el problema; pero en los E.E.UU. se cuenta con los siguientes datos: l) En la última, década los trabajadores de oficina ( que sólo realizan trabajo de oficina) se han incrementado en 52%, mientras que los trabajadores en la producción han permanecido constantes; 2) Por cada tres trabajos de producción, hay dos trabajos de oficina (en 1900 la relación era 12 a 1); 3) Hoy día se con sumen 400 libras de papel por habitante, mientras que en 1900 el consumo era de 60 libras. Esta situación tan gráficamente pintada por las cifras explica suficientemente el rapidísimo crecimiento y la creciente importancia de la industria productora de máquinas de oficina.