Diseño de un sistema de digitalización en una entidad pública

Abstract

La presente tesis tiene por finalidad presentar un estudio para el Diseño e Implementación de un Sistema de Digitalización en organizaciones que administran grandes volúmenes de imágenes en sus sistemas de base datos así como el uso en su cadena de valor manipulando documentos físicos entre sus diferentes procesos tanto de archivos operativos, diversos procesos de consulta de unidades de negocio, dependencias externas así como la interacción de otras unidades desconcentradas de la institución.

El presente estudio realiza un análisis del estado actual de necesidades existentes, la forma como la organización responde en forma organizada a cada demanda. La no existencia de una unidad que centralice todas las acciones de captura y procesamiento de documentos hacia una base de datos genera procesos repetitivos y consultas reiteradas sobre un mismo documento, permitiendo un deterioro y desgaste progresivo de los documentos, así como hace oneroso todos los procesos operativos que demanden dichos documentos:

La implementación de un Área de Digitalización es la propuesta final del presente estudio, realizando un análisis de las diferentes opciones tecnológicas tanto a nivel de preparación de documentos, procesamiento de imágenes, almacenamiento y transferencia.

La Digitalización de documentos frente a las diferentes opciones tecnológicas es la solución a los problemas existentes en las unidades operativas, entendiendo que existen normas internacionales y nacionales que parametran el comportamiento y procedimiento del proceso en sí, permitiendo que toda alternativa tecnológica mantenga estándares internacionales de tal forma exista un intercambio conforme a las interfases existentes entre los diferentes agentes tecnológicos, proveedores, estatales e internacionales.

La adecuada implementación de una Línea de Producción de Digitalización que cumpla con normas internacionales permitirá que esta se encuentre certificada; el cual facilita en sobremanera que los procesos de captura de imágenes de fotografías, firmas e impresiones dactilares sean intercambiados con sistema de alta seguridad como procesos de verificación e identificación de personas por medio de las impresiones dactilares.

El uso de la biometría exige procesos previos correctos y normalizados de captura, almacenamiento, compresión y transmisión de imágenes; lo cual implica que el Hardware y Software a usarse requieran ciertas características para su aplicación. Más aún que los componentes blandos del sistema mantengan un entrenamiento de alta tecnología.

La institución pública en estudio, requiere de un sistema que considere un Área de Digitalización que contemple desde la fase de la configuración y/o planeamiento de su organización hasta la forma de atender a cada una de las necesidades permanentes de las áreas de producción y/o proyectos especiales que la alta dirección los defina de importancia.

El estudio plantea diferentes escenarios de captura y procesamiento de indexación de los documentos, buscando alternativas económicas, así como orienta al quien aplica cada una de las etapas del proceso, la forma de hacerlas y las consideraciones a tener en cuenta.

Considerando que los documentos son fiel reflejo de los actos y voluntades de las personas y entendiendo la existencia de paradigmas en referencia a los documentos originales el estudio considera importante mencionar las normas legales al cual se encuentra sometido cada uno de sus procesos, de tal forma tengan validez a nivel de sistemas como a nivel legal.

La tesis sirve asimismo como guía de consulta para estudios de Biometría, Digitalización, almacenamiento y transferencia de imágenes; así como un bosquejo general de tipos de archivo (formatos), hardware de captura. Podemos mencionar que los conceptos de ingeniería de producción están contemplados en cada proceso del desarrollo de la presente tesis.