Sistema de gestión del flujo de compras y contrataciones en una empresa de exploración y producción de hidrocarburos

Abstract

La Unidad de Negocio de Exploración y Producción Perú, conocida también como Upstream y que en adelante llamaremos La Empresa, se dedica a actividades de exploración y explotación de hidrocarburos en la selva peruana. Actualmente es operador de 7 lotes petrolíferos, siendo 3 de ellos las que se encuentran en actividad, ya sea de exploración o desarrollo. Adicionalmente, La Empresa participa de otros lotes o proyectos en calidad de socio, tales como Proyecto Camisea, TCP y Perú LNG. Uno de los principales lotes en actividad es el Lote 57, que alberga el proyecto Kinteroni, la misma que se encuentra en fase de desarrollo y cuya producción alimentará la Planta de Camisea. Además, se encuentran otros 3 proyectos de exploración en el Lote. Dada la variedad de proyectos petrolíferos de La Empresa, la demanda de contar con bienes y servicios para las operaciones se encuentra en constante aumento, se vio la necesidad de contar con una herramienta que permita canalizar y gestionar los requerimientos de las diversas áreas de la empresa que enviaban sus solicitudes vía correo electrónico. Esta situación generaba muchos inconvenientes tanto para el área usuaria como para el área de Compras y Contrataciones, tales como requerimientos desatendidos por la omisión de requerimientos entre otros correos, baja calidad de atención al usuario por falta de información del estado de requerimientos, dificultad para medir los tiempos de gestión de las compras ni la medición de carga de trabajo, entre otros. Por ello, para contrarrestar los impactos negativos de esta situación, se consideraron como propuestas de solución, el desarrollo de funcionalidades adicionales al módulo de materiales de la herramienta SAP y la contratación de un servicio de desarrollo de un sistema a medida basado en un flujo de trabajo definido por la empresa. Dichas propuestas fueron evaluadas para decidir qué herramienta era la más adecuada para mejorar la canalización de requerimientos y manejo de la información del proceso de compras y contrataciones.