Implementación del módulo de archivo interno en el sistema de trámite documentario en la oficina de normalización previsional

Abstract

El presente informe tiene como objetivo ilustrar la implementación de un módulo de Archivo dentro de un sistema de trámite documentario en La Oficina de Normalización Previsional (ONP), el cual se implementó a inicios del año 2008 a consecuencia de los problemas que estuvo enfrentando la institución respecto a la gestión de archivo de documentos, mostrando los resultados obtenidos posterior a su implementación en la actualidad. En Setiembre de 2006 la institución tomó la decisión de afrontar los problemas respecto a la gestión de archivo de documentos, en relación al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, tomando la decisión de implementar un sistema de trámite documentario en la organización con la finalidad de mejorar los procesos internos y el servicio que brinda la institución respecto a la gestión de los procesos del Archivo. De acuerdo al plan estratégico 2004-2008 de la institución se realiza el diagnóstico estratégico y funcional, construyendo la matriz PODA, desde donde se establece 11 objetivos estratégicos, remarcando de estos, 2 objetivos en relación a mejora de procesos, entre ellos los procesos de Archivo. Mejorar la Calidad del Servicio Contar con procesos eficaces y automatizados. Entonces tenemos un escenario antes de la implementación y un escenario posterior a la implementación a la que se quiere llegar, formulando el problema de tener valores insatisfactorios de los índices del número de documentos atendidos por día, número de documentos pendientes de atención a 15 días respecto a su recepción y el tiempo promedio de atención por consulta de solicitudes de trámite documentado debido a una ineficiencia en la ubicación de documentos dentro de las oficinas de Archivos y desconocimiento del estado de la situación respecto a su atención. Una vez planteado el problema se planteó la solución de implementar un sistema de trámite documentado teniendo tres alternativas de solución respecto a la plataforma tecnológica a utilizar las cuales son: Implementar el sistema con tecnología Oracle. Implementar el sistema con tecnología Sybase Power Builder. Implementar el sistema con tecnología J2EE.