Rediseño organizacional basada en procesos de la secretaria general de la Pontificia Universidad Católica del Perú.

Abstract

Dentro de la Organización de la PUCP todas las Unidades o Áreas que la conforman cumplen determinadas funciones alineadas a su propósito o su razón de ser para cumplir con la misión que tiene la Universidad. Una de estas unidades es la Secretaria General (SG), encargada de administrar toda la infraestructura de apoyo a los Órganos de Gobierno de la Universidad, es decir se encarga de todo el apoyo logístico, informático, etc. para el buen desempeño de las sesiones de estos órganos, antes, durante y después de las mismas, asimismo asiste al Rector en sus labores, apoyándose este en la Secretaria General para la toma de decisiones. También administra toda la información oficial de la PUCP, y se encarga de hacer cumplir los reglamentos y normas de la Universidad. Otra labor que cumple es la de representante legal de la PUCP ante la sociedad y finalmente la de asumir toda responsabilidad sobre cualquier materia o asunto cuya responsabilidad no esté definida. Es por ello que la toma de decisiones referente a todos los asuntos que atiende la SG debe darse de una manera eficaz y eficiente ya que son los responsables de muchos procesos claves para toda la Universidad y en algunas materias es crítica ya que son los responsables de salvaguardar la prestigiosa imagen institucional de la PUCP, ya que apoyan en la toma de decisiones a nivel legal. La SG ha sufrido grandes cambios en estos 2 últimos años ya que se le han asignado más funciones y adherido otras áreas bajo su responsabilidad, lamentablemente este crecimiento no ha sido acompañado de un trabajo que adecúe cada una de estas nuevas funciones en una estructura sólida que soporte las funciones que cumple la SG, es decir no cuenta con una estructura organizacional formalizada ni tampoco cuenta con procesos formalizados lo que permitiría implementar herramientas de mejora. Es por todo lo descrito anteriormente que se propone, con este informe plantear un diseño organizacional para la SG basándose en los procesos que maneja.