Sistema integrado de tramite documentario y control de procesos para una institución publica

Abstract

El informe de suficiencia titulado: "Implementación de un Sistema Integrado de Trámite Documentarlo y Control de Procesos para una Institución pública" tiene como propósito dar a conocer mi experiencia en la implementación de una solución en el ámbito de la Ingeniería de Sistemas en beneficio de la institución donde laboro actualmente. Se presentaron necesidades tale como: Administrar la emisión y recepción de documentación administrativa que fluye por la organización, facilitar el seguimiento e historial de la documentación administrativa, parametrizar los flujos administrativos, definiendo los procesos, actividades, operaciones, tiempos y responsables, establecer los mecanismos de control y seguimiento a los procesos, verificando tiempos de atención, identificando cuellos de botella, etc., llevar un control adecuado de requerimientos de los procesos, que permita reducir tiempos en cada una de las actividades y en el proceso en general y mantener la Seguridad y confidencialidad de la documentación En virtud de ello se plantearon los siguientes objetivos: Administración del flujo documentario a nivel nacional, manejando los conceptos de confidencialidad y seguridad, control y seguimiento del flujo de los documentos, seguimiento y control de los procesos administrativos de la institución y reducción tiempos y costos administrativos. El alcance del proyecto se basó en: Guía de procedimientos para el flujo documentario, solución informática para el flujo documentaría tanto a nivel de documentos administrativos como documentos de la línea de negocio de la institución, solución informática para el control de los principales procesos administrativos y la implementación de la firma digital en el manejo de los documentos administrativos. El sistema denominado Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITO) cuenta con dos procesos principales: Trámite Documentario, el cual se encarga del manejo del flujo documentario, que contempla procesos de Emisión de documentos, Recepción de documentos internos, Recepción de documentos externos / Mesa de Partes, Centralización del despacho, envío y entrega de los documentos. Procesos Administrativos, Diseñado y desarrollado con la finalidad de llevar un control adecuado y riguroso a los principales flujos administrativos, los cuales cuentan por lo general con procedimientos normados por la institución, se contempló los procesos de Configuración de los Procesos administrativos, Versionamiento e Historial de los Procesos administrativos y seguimiento y Control.