Reducción del nivel de inventarios y mejora de atención al cliente a través de la mejora del proceso de planeamiento de importaciones en una empresa de fabricación de neumáticos.

Abstract

La empresa a la que hacemos mención forma parte de una corporación mundial que presenta dentro de sus prioridades la necesidad de incrementar el flujo de caja, esto debido a que la corporación es acreedora de una deuda que desea cancelar a fin de evitar la acumulación de intereses, los que, en la actualidad, debido a la crisis financiera que soporta EEUU - donde se encuentra la casa matriz de la institución - están incrementándose. Debido a esta necesidad siempre existente, pero en este caso más apremiante, de reducir el capital inmovilizado, se generan en las filiales, mejoras de proceso con la finalidad de soportar este objetivo estratégico de la corporación. Hasta fines del mes de Abril, en lo que ha transcurrido el año 2009, la corporación ha reducido su nivel de stock en más de 300 millones de dólares, considerando todas las categorías de inventario, que en porcentaje representa una mejora de 8.3%. Si observamos sólo el rubro de productos terminados, esta reducción ha sido de 160 millones de dólares, que representa una reducción respecto al valor del 2008 de 5.8%. En el caso del Perú, la reducción promedio del nivel de inventario de productos terminados hasta el mes de abril comparativamente al valor promedio del 2008 resultó ser de 10.9%. Si bien es cierto, el nivel de inventario se ve influenciado tanto por las materias primas, productos en proceso y producto terminado, el presente trabajo tendrá como objetivo exponer las acciones tomadas en la empresa en lo relacionado a los productos terminados que son importados por la filial peruana, definiendo de esta forma el alcance de este informe. Con este fin se ha estructurado el trabajo de la siguiente manera; En el primer capítulo se presenta a la empresa desde el punto de vista tanto funcional como estratégico, describiendo a la organización, productos, clientes, proveedores y servicios, así como su misión, visión, análisis y matriz PODA. En el segundo capítulo se incluye el marco teórico de este trabajo, considerando principalmente la mejora de procesos, para lo que se expone tanto el enfoque basado en procesos y el ciclo de Deming así como la metodología propuesta por el Balance Scorecard Institute en el Handbook for Basic Process Improvement. En el capítulo tercero, se describe el proceso de toma de decisiones para lo cual se define el problema y se desglosa el mismo en sus principales causas con la finalidad de elaborar soluciones que permitan atacar no los síntomas sino las raíces del problema expuesto. Se expone también en este capítulo tanto el método como el proceso inicial del planeamiento de las importaciones así como las alternativas de solución sugeridas que consisten en diseñar un sistema de gestión y una nueva metodología para el planeamiento de las importaciones, reducir la posición de inventario de aquellos ítems cuya desviación en exceso máxima de ventas es menor o igual al 50 % del promedio de los estimados y finalmente una propuesta que agrupa las dos primeras alternativas expuestas. Estas soluciones son comparadas a través de criterios como valor neto actual, riesgo de desabastecimiento y riesgo de posesión de inventario de ítems no requeridos, para luego exponer el desarrollo e implementación de la alternativa escogida, que resultó ser, en este caso, la mejora de procesos y métodos con variación de la posición de inventarios de aquellos ítems que poseen una desviación de las ventas reales respecto al estimado menor o igual en un 50% expuesta en la tercera alternativa. Se explica en este capítulo también como se llevó a cabo la solución elegida, así como los obstáculos que aparecieron en el camino, destacándose la importancia del compromiso de la gerencia para alinear a toda la organización hacia los objetivos establecidos. En el capítulo IV se efectúa el análisis costo-beneficio en el que se exponen los resultados obtenidos que se resumen en la reducción del valor del inventario promedio mensual del 2009 que resulta ser un 81% del valor promedio del 2008 siendo este porcentaje aún menor del 2010 en adelante con un 75.5%. Respecto a las metas establecidas, los valores de inventario a obtenerse durante el 2009 como porcentaje de los objetivos mensuales establecidos para el año en curso resultarán ser en promedio un 84%, por otro lado, el porcentaje de unidades en back order sobre las unidades ordenadas se espera se mantenga en un nivel del 3% versus el promedio del 2008 que resultó ser de 16.9%. Este porcentaje a obtenerse en lo que resta del año es una cifra muy por debajo incluso del objetivo impuesto del 9% para este año. De esta forma se puede observar la eficiencia y eficacia de la mejora propuesta en la consecución de los objetivos, lo que redunda en un mejor empleo de los recursos, mayor satisfacción de los clientes y en un incremento de las utilidades en 0.9% para el primer año y 1.23% en los siguientes. Finalmente se emiten las conclusiones y recomendaciones de este trabajo enfocadas en continuar con la mejora del proceso y soportar a la corporación en el logro de sus objetivos.