Proyecto de integración de la gestión documental de los procesos parlamentarios

Abstract

De conformidad con las políticas de modernización del Congreso de la República, la Dirección General Parlamentaria desarrolló el presente estudio que incluye los lineamientos para la contratación de servicios de consultoría para el rediseño y estandarización de procesos y la adquisición de un sistema que permita la automatización de la gestión documental de los procesos parlamentarios. La ejecución del proyecto contribuirá al logro de objetivos estratégicos para el Congreso y a su vez, permitirá garantizar un servicio oportuno, de calidad, con gastos moderados y con seguridad jurídica. A iniciativa de la Dirección General Parlamentaria (DGP) se estableció un grupo de trabajo denominado “Proyecto Integración de Procesos Parlamentarios” conformado por representantes de la Oficina de Tecnologías de Información, el Departamento de Investigación y Documentación Parlamentaria, la Oficina de Procesos y Estándares y la Dirección General Parlamentaria, cuyo encargo fue realizar un análisis técnico y sobre la factibilidad para la automatización e integración de la Gestión Documental de los procesos parlamentarios. El suscrito integró dicho grupo de trabajo como representante de la DGP y tuvo participación activa en la formulación del estudio de factibilidad. En el desarrollo de este documento se describe en forma general la actual estructura orgánica del Congreso, así como, se efectúa un análisis estratégico de dicha institución a través de una matriz PODA, a fin de establecer la prioridad de acciones estratégicas que contribuyan, a un mediano plazo, al logro de los objetivos institucionales. A continuación, se realiza una descripción del sistema procesal parlamentario, conceptos y definiciones, estado actual del registro sistemático de los procesos, deficiencias y vicios presentados. Finalmente, se plantea una alternativa de sistematización registral, estableciendo los lineamientos generales y términos de referencia para la contratación de un servicio de rediseño, estandarización y certificación de calidad de procesos que faciliten y contribuyan a la automatización e integración de la Gestión Documental de los procesos parlamentarios del Congreso de la República, a través de la adquisición de un sistema diseñado y desarrollado especialmente para dicha institución. Este estudio, en su oportunidad, se presentó a la Alta Dirección del Congreso para su consideración, sin embargo, a la fecha no cuenta con el pronunciamiento respectivo.