Mejora del proceso de calificación de expedientes con mandato judicial en la oficina de normalización previsional

Abstract

El incremento de la demanda de procesos judiciales en materia previsional, trajo como consecuencia el incremento del stock de expedientes pendientes de calificación en la Subdirección de Calificaciones de la Oficina de Normalización Previsional, por lo que la Dirección de Producción de la Oficina de Normalización Previsional mostró su preocupación ante las limitaciones del proceso de calificación al no cumplir con el objetivo de dar una atención de manera oportuna a estos tipos de expedientes, teniendo en cuenta que conforme a lo dispuesto por el artículo 4° del Texto Único de Ordenado de la Ley Orgánica del Poder judicial “toda sentencia emanada del poder judicial es de obligatorio cumplimiento y de ejecución inmediata, por lo que la ejecución de las mismas es prioritaria en todos los casos”, por ello se han decretado apercibimientos y/o efectivizado los mismos a través de multas y/o denuncias penales y/o inicio de procesos disciplinarios a los funcionarios públicos de la Oficina de Normalización Previsional que no acaten el cumplimiento. Realizado el diagnóstico del Problema se determinó que las causas que generan la demora en el proceso de calificación de expedientes con mandato judicial pendiente de ejecutar por la Oficina de Normalización Previsional, se debe en primer lugar a que las sentencias judiciales emitidas por el Órgano Jurisdiccional actualmente establece el pago de intereses legales a favor de los accionantes, pago que no se efectúan en un trámite administrativo común al no estar contemplado en el Decreto Ley N° 19990, 18846 y 20530, normas legales que regulan el derecho previsional, el proceso de cálculo para el pago de los intereses legales era realizado por los calificadores en formatos Excel y almacenados en archivos y carpetas personales, lo cual originaba demora en la calificación y reprocesos por el Área de Control de Calidad de la Subdirección de Calificaciones de la Oficina de Normalización Provisional, al encontrarse errores en el cálculo de intereses legales, en segundo lugar el flujo de los expedientes en proceso (no pensionistas) a los cuales se les debe validar y aprobar en el Nuevo Sistema de Pensiones (NSP) con la finalidad de Crear la Cuenta de Pensión al asegurado, luego el expediente debe retornar a las líneas de calificación para efectuar el cálculo de los intereses legales. Evaluado y analizado el problema se plantearon las siguientes alternativas de solución: ALTERNATIVA N° 1 Implementar un Sistema de Cálculo de intereses legales de manera automática. ALTERNATIVA N° 2 Implementación de Funcionalidad en el Nuevo Sistema de Calificaciones (NSP), que permita procesar el cálculo de intereses legales de manera automática y eliminar el flujo de expedientes en proceso. ALTERNATIVA N° 3 Mejorar del proceso de cálculo de Intereses Legales utilizando Herramientas avanzadas de Excel como Macros. Para escoger la mejor alternativa de solución se efectuó una Evaluación Técnica y Económica, obteniendo el mayor puntaje total sumadas ambas evaluaciones la alternativa N° 2: Implementación de Funcionalidad en el Nuevo Sistema de Calificaciones (NSP), que permita procesar el cálculo de intereses legales de manera automática y eliminar el flujo de expedientes en proceso, para la Evaluación Técnica se tomaron en cuenta factores como: el Plazo de entrega, Mantenimiento, capacitación Necesaria y experiencia en la implementación de Sistemas; para la Evaluación Económica se tomó en cuenta el factor costo de la implementación del Sistema. Los logros obtenidos con la implementación de la alternativa N° 2 como solución a nuestro problema fueron, la disminución del tiempo de calificación de expedientes, la disminución del stock de expedientes pendientes de calificar, disminución del índice de reprocesos, el incremento del índice de productividad y eficiencia del calificador, la eliminación del flujo de expedientes en proceso (No Pensionistas), en consecuencia se orientó el proceso de calificación al objetivo planteado de brindar la atención de estos tipos de expedientes de manera oportuna, eficiente y en el menor tiempo.