Implementación de un sistema integrado de gestión documentaria en el consejo nacional de descentralización

Abstract

OFIMATIC es un sistema integrado de gestión compuesto por un conjunto de instrumentos informáticos orientados a facilitar el procesamiento de documentos. Recopila mis experiencias en el desarrollo de sistemas para entidades públicas y organismos de cooperación internacional en la búsqueda de soluciones para el manejo documentarlo. El sistema se ha aplicado en el Consejo Nacional de Descentralización. Constituye la base para el procesamiento de la correspondencia que alcanza a los 10,000 documentos por año. Los objetivos del sistema son Reducir drásticamente los tiempos requeridos para la circulación de documentos mediante el registro y distribución electrónica de documentos. Permitir el acceso a los documentos de correspondencia desde cualquier parte del país y a cualquier hora a través del Internet Permitir el control de las acciones tomadas por cada usuario en relación al procesamiento de cada documento de correspondencia. Reducir el volumen de papel que circula entre la institución. La implementación del sistema en el Consejo Nacional de Desarrollo ha sido muy beneficiosa para la institución. Todos los documentos de correspondencia son digitalizados y registrados en el sistema, lo cual permite que la correspondencia pueda ser revisada desde cualquier localidad, característica estratégica para la operación diaria de la institución que promueve la descentralización en el país. Hasta la fecha, se han procesado más de 70,000 documentos durante los 30 meses de funcionamiento del sistema.