Análisis, diseño, construcción e implementación de un sistema de recaudación para el viceministerio de comunicaciones

Abstract

El presente informe “Análisis, Diseño, Construcción e Implementación de un Sistema de Recaudación para el Viceministerio de Comunicaciones” plantea la necesidad del desarrollo y la implementación de un sistema informático encargado de gestionar la recaudación del Viceministerio de Comunicaciones. Hacia el 2002, la Oficina de Recaudación era responsable de la recaudación de ingresos por concepto de canon por el uso del espectro radioeléctrico, tasa por explotación comercial de servicios, multas por infracciones a la normativa postal y de telecomunicaciones, derechos de concesión/autorización, renovaciones, modificaciones y otros; la emisión de fraccionamientos y la gestión de cobranza coactiva. Ésta contaba con una aplicación informática que no cubría con sus expectativas. La Oficina, conocedora del importante rol que desempeñaba por ser la recaudación de ingresos un factor crítico en la gestión política fiscal, que el mercado de las comunicaciones se encontraba en crecimiento y que se proyectaba esa tendencia para los siguientes años, tomó la decisión de emprender un proyecto de automatización de sus funciones. Para tal tarea optó por contratar un equipo de profesionales de ingeniería de sistemas, los cuales apoyados de las tecnologías de información implementaron una solución informática que les permitió apoyar los procesos del área. La solución propuesta fue el desarrollo de un Sistema de Recaudación que permita manejar la información relevante para ORSO, soportando tanto procesos operativos como gerenciales. Ésta contempló la construcción de Módulos, Interfaces, un Datamart para la explotación de información y la implementación de mecanismos de pagos a través de entidades financieras. Además, la implementación de la solución no solo consideró la puesta en producción del sistema informático, sino que también demostró la necesidad de asignación de nuevos roles y funciones al personal de la Oficina de Recaudación para el mejor uso del sistema informático y control de sus procesos. La solución implementada, sin duda, ha ayudado en la labor de gestión de recaudación, proporcionando el manejo de estados de cuentas, facilitando el control de pagos y la aplicación de moras, registrando el sustento de la generación de las deudas, gestionando la cobranza coactiva y emitiendo alertas electrónicas ante eventos predefinidos. Dichas funcionalidades del sistema fueron relevadas en su momento y atendidas con la implementación del presente sistema. Sin embargo, el sistema tuvo que adecuarse e iniciar un proceso de mejora continúa debido a las nuevas actividades incorporadas por la Oficina. Finalmente, podemos decir que la solución aportó a una mejora significativa de la gestión administrativa y coadyuvó al incremento del índice de cobranza en un 5.67%.