Implantación del módulo financiero del ERP Oneworld en una empresa inmobiliaria

Abstract

El proyecto, materia del presente informe, tuvo lugar en una empresa inmobiliaria en la cual la información contable y financiera era manejada por sistemas aislados, los cuales no coadyuvaban a la integración de los procesos financieros claves de la empresa, y ocasionaban la realización de trabajos manuales e inversión de mucho tiempo para procesar y obtener la información. Debido a la actividad de la empresa (básicamente administrativa-financiera y no la construcción) era un factor estratégico contar con un nuevo sistema de información que permita integrar y dar soporte a sus procesos contables y financieros. Para dar solución a la problemática descrita el área de sistemas, en coordinación con la gerencia administrativa de La Empresa, inició el análisis de las posibles alternativas de solución. Se analizaron dos alternativas: la contratación de terceros para el desarrollo del software o la implantación de un software ya desarrollado tipo ERP (Enterprise Resource Planning). Se optó por la implantación del módulo financiero del sistema integrado de gestión empresarial (ERP) OneWorld® de la empresa JDEdwards®. La elección de esta alternativa fue básicamente una decisión de la alta gerencia de la empresa. El proyecto de implantación del sistema ERP tuvo por objetivo contar con un sistema de información que permita integrar los procesos contables y financieros de la empresa, tener un manejo centralizado de los datos y obtener información de manera precisa, rápida y con los niveles de segundad y control adecuados. El proceso de implantación fue complicado y se llevó a cabo con muchas dificultades, sobre todo por la adaptabilidad del ERP a las regulaciones contables y financieras del Perú, lo que ocasionó que el tiempo total del proyecto excediera al estimado. Asimismo, el sistema ERP implantado debía convivir con los otros sistemas de la empresa, por lo que se desarrollaron sistemas interfases para la interacción del ERP con estos otros sistemas. Con las acciones correctivas tomadas por el equipo de implantación de La Empresa se logró la implantación exitosa del sistema ERP. obteniendo asi los beneficios esperados. Al final del proceso de implantación, y a manera de retrospectiva, se puede concluir que un proyecto de este tipo, antes de ser un proyecto de tecnología, es sobre todo un proyecto de procesos de negocios que afecta la forma de operar de la empresa. El dar este enfoque será decisivo para lograr el éxito. Asimismo, se pueden identificar consideraciones y factores claves que permitieron resolver los problemas presentados y lograr la implantación exitosa del ERP. entre los que podemos mencionar los siguientes: el proyecto debe ser liderado por jefes de las áreas funcionales dedicados al cien por ciento, alto compromiso de los mandos gerenciales. el factor más importante del proyecto es el factor humano antes que el tecnológico, la etapa crítica y de inicio del proyecto son las pruebas piloto (la implantación en sí. pues el sistema ya está desarrollado), la correcta gestión de cambio será vital para lograr los beneficios esperados, el ERP consigue mejoras en la productividad de los empleados y fuerza a la integración de los procesos de la empresa, antes de realizar cambios al ERP tener presente que los ERP traen consigo mejores prácticas y hay que aprovecharlas en lo posible cambiando los procesos para adecuarse al ERP. la experiencia y la calidad en la gestión del proyecto por parte de la empresa consultora será fundamental para el éxito de la implantación, la adaptabilidad del ERP a las leyes y regulaciones del país será vital si se implanta módulos contables y financieros, y finalmente, desde un inicio habrá que reconocer que el sistema ERP no cubre completamente las necesidades y tendrá que convivir con los otros sistemas de información de la Empresa; por tanto habrá que elaborar sistemas interfases para que interactúen con estos. La correcta definición y el desarrollo de estas interfases será un factor crítico dentro del proceso de implantación.