Tramitación electrónica de documentos internos en aduanas

Abstract

La Superintendencia Nacional de Aduanas del Perú, a la que también se le denomino ADUANAS, era hasta el año 2002 la entidad encargada de facilitar el comercio exterior, realizar la recaudación por estos conceptos y prevenir y combatir el contrabando (a partir del 01 de enero del 2003 la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria asumió estas funciones-ver anexo 1). La Aduana del Perú tuvo como objetivo primordial convertirse en la Aduana Virtual, es decir, lograr la completa automatización de sus procesos apoyada en las Tecnologías de la Información (TICs) y los lineamientos de calidad. Aduanas llevo a cabo estos cambios en forma paulatina, buscando siempre el diseño de procesos eficientes y modernos, que además faciliten el acceso a la información y la comunicación entre las personas dentro y fuera de la institución. Siendo el Trámite Documentario un proceso de apoyo clave y esencial para la realización de procesos de negocio y administrativos en Aduanas, no podía permanecer ajeno a esta ola de cambios, más aún considerando que, a pesar de ya encontrarse automatizado, ocasionaba un enorme gasto de papel, servicio de mensajería, transporte y lo más importante el empleo del recurso humano en trámites burocráticos, lo que representaba tiempos muertos. Es por esto que, a finales del año 2000, gracias al impulso y apoyo de la Alta Dirección se decide cambiar el esquema del trámite documentario con la finalidad de agilizar la comunicación interna y eliminar todos los gastos innecesarios en que se incurría por contar con un proceso ineficiente y burocrático. Para dicho fin se diseña un nuevo proceso y se elabora el Instructivo de Trabajo (procedimiento) adecuado al Sistema de Calidad SG-IT.02 denominado “Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales”. Cabe señalar que el nuevo proceso sería utilizado para el trámite de la documentación interna. Asimismo, se crea un sistema de gestión documentaría basado principalmente en el uso de los documentos electrónicos, el correo y el concepto de colaboración o trabajo en equipo(Groupware), al cual se denomina “Formato Electrónico de Documentos Internos (FEDI)”. Dicha aplicación tiene por objetivo permitir el flujo de documentos internos tales como, memoranda, proyectos, notificaciones, resoluciones, solicitudes e informes. El FEDI fue desarrollado en Lotus Domino y trabaja con una Base de Datos Documental, se ejecuta sobre el Servidor Lotus de la Sede Central, es decir trabaja en forma centralizada, y los usuarios de las distintas dependencias Aduaneras deben comunicarse ya sea directamente o a través de Internet a dicho Servidor a fin de acceder al aplicativo.