Sistema de información del nuevo proceso de gestión comercial de ELECTROL S.A. GRUPO CARSA

Abstract

El negocio mayorista de representaciones de marca de artículos duraderos electrónicos y electrodomésticos, es sin duda alguna un negocio que el Grupo Carsa conoce con anterioridad, solo mencionando algunas de las actividades que el negocio realiza, como el contacto y negociación del lote de pedido con los proveedores, la preparación de las carta fianza, formalización del pedido, cronograma de llegada de la mercadería, trámites para la nacionalización de los productos, su mantenimiento y control en almacenes, la distribución de los productos a los clientes, la gestión de cobranza, negociación de los papeles de deuda con las entidades financieras y sobre todas las cosas, la gestión que los gerentes realizan sobre el sistema empresarial para que este avance y crezca, nos damos cuenta que es una tarea complicada que el personal de nuestra empresa debe realizar para que todas estas actividades internas antes mencionadas funcionen en realidad de manera secuencial y no secuencial como engranajes. Si además mencionamos que se debe tener en cuenta que toda la información generada debe mantenerse ordenada y contabilizada para poder manejar cifras reales de lo que se invierte, lo que se gana, lo que se gasta y por qué no decirlo lo que se pierde, poder rendir cuentas a los organismos de administración tributaria y auditorías de parte de los accionistas y del estado, nos damos cuenta también que necesitamos gente que no participa en el negocio directamente, que aumenta el número y complejidad de las actividades que en la empresa se realizan pero que forman parte fundamental en el éxito de toda gestión comercial. Entendiendo que es necesario que todas estas actividades se realicen con un orden y bajo una metodología de trabajo incorporamos a la empresa el área de organización y métodos que incrementa aún más el número de departamentos en la estructura de la organización, pero cuya función principal es establecer procedimientos de trabajo, determinar las funciones de cada puesto dentro de la empresa, los alcances y límites entre las funciones, generando de esta manera una metodología que permita ordenar la empresa y asegure un crecimiento planificado. El hecho de dedicarse a establecer un orden dentro de la empresa les permite tener un conocimiento profundo de los procesos y sub procesos que dentro de la empresa conviven, dándoles capacidad para cuestionar el orden establecido. Si todas las actividades dentro de la empresa se hicieran hoy en día en forma manual seriamos ineficientes ya que existen ahora herramientas tecnológicas que facilitan y ordenan aún más el manejo de la información, es por eso que es necesario también incorporar como una parte importante más, de la empresa al área de Sistemas, que será la encargada de desarrollar, administrar y mantener todas las herramientas tecnológicas que ayuden a mejorar la gestión de la empresa. El área de sistemas incorpora módulos mecanizados de gestión comercial como son los sistemas de existencias, de ventas, de contabilidad, de control de gastos, etc. que facilitan la labor de las personas y la gestión del área usuaria. Hasta ahora todavía no nace otra actividad que deba ser incorporada dentro de la empresa como parte de su estructura básica en este negocio. Sin embargo y por otro lado, la tecnología sigue avanzando, las comentes administrativas avanzan, la globalización de los negocios es una realidad, la información toma valor y da poder, lo nuevo causa la obsolescencia de lo que antes funcionaba bien. Además, el país se recupera de la crisis, llega la competencia, los clientes son ahora más exigentes en el precio, sin duda alguna hay que hacer algo para salir adelante y prepararse para el futuro. El cuestionamiento de los procesos, la integración de la información, la centralización de las funciones operativas, el dar el manejo y distribución de los productos por una compañía especializada son parte de los cambios que se decidió llevar a cabo para afrontar lo que ya se veía venir.