Aplicación progresiva del pensamiento sistemático al proceso de autenticación de copias certificadas y certificación de partidas para el uso en el exterior

Abstract

Los altos índices de falsificación y adulteración de documentos, la emisión de las copias certificadas en diversos lugares del territorio nacional y la necesidad del uso de las copias certificadas en lugares alejados de su emisión, específicamente en el extranjero, trajeron como consecuencia el proceso de Autenticación de copias certificadas y certificación de Partidas para el uso en el exterior. Dicho proceso tiene impacto a nivel Internacional por la validez jurídica de las copias certificadas en el extranjero haciendo vulnerable el producto final del sistema que más que una automatización exige un alto grado de análisis de todos los componentes por las consecuencias que implica el mal uso de dichos documentos. Parte principal del problema es que el RENIEC no está certificando la validez de la copia certificada por la imposibilidad técnica de poder llevar a cabo dicha función toda vez que la información se encuentra en los lugares más alejados del País no existiendo el medio integrador que los comunique; por lo que se limita a certificar la firma del registrador, es decir, que el Registrador que firmó es quien dice ser; pese a ello, se le conoce a éste trámite como: “Autenticación de copias certificadas y certificación de Partidas para el uso en el exterior”. La solución al problema se ha dividido en tres etapas: La primera consiste en la implementación de medidas correctivas inmediatas la que comprende la implementación de la base de datos de registradores civiles consistente en la imagen del registrador, así como la de su firma y sello para las consultas en caso de la presunción de adulteración a fin de poder comprobar que la persona que firmó la copia certificada es un Registrador autorizado por RENIEC y otras medidas de carácter administrativo que resuelven problemas potenciales y optimizan o reducen recursos escasos. La segunda etapa comprende la implementación de elementos de seguridad que garanticen la inalterabilidad del documento hasta su uso en una dependencia en el extranjero además de garantizar que no se usen copias certificadas cuyas firmas no fueron certificadas y la Implementación del procedimiento y el aplicativo que apoyará el proceso de certificación del registrador civil, asimismo abarca la interacción con el exterior que consiste en el desarrollo e implementación de un aplicativo operacional y un aplicativo en internet para publicar la relación de copias certificadas de las que se certificó la firma del registrador implicando la generación de un código hash o una firma digital certificado por RENIEC que haría las veces de Entidad Certificadora privada y la descentralización del proceso de certificación a nivel de Gerencias Regionales. La tercera etapa la constituye una solución a mediano plazo que consiste en la sistematización y digitalización de las actas de nacimiento, matrimonio y defunción emitidas desde 1996 a la fecha. Por la naturaleza del proceso sin la subdivisión en etapas de la solución del problema hubiera sido materialmente imposible la implementación de medidas correctivas. Se debió, en primer lugar, por aceptar excepciones a fin que no se detenga el proceso de certificación. El uso de técnicas matemáticas, de seguridad, comercio electrónico y de la actitud sistémica permitió proporcionar una alternativa más segura y económica que el actual proceso de certificación de firma del Registrador civil en las copias certificadas para su uso en el extranjero. Mediante el presente trabajo de investigación, se logró el rediseño del proceso de “Autenticación de copias certificadas y certificación de Partidas para el uso en el exterior”, así como el planteamiento de una solución a mediano plazo que no sólo permitirá dar validez jurídica al trámite de Autenticación de copias certificadas y certificación de Partidas para el uso en el exterior, si no que permitirá dar inicio a la primera etapa del proceso de integración del Archivo Nacional de Identidad y el Archivo Físico Nacional a partir de un enfoque holístico, esto sin considerar el impacto en la mejora de la atención a los ciudadanos a partir de la entrega inmediata de las copias certificadas en cualquier lugar del país independientemente de su lugar de nacimiento y el uso de internet para acelerar los trámites engorrosos.