Sistema integrado de administración documentaria para el Ministerio de Justicia

Abstract

La ausencia del control en recorrido de la documentación interna y externa del Ministerio de Justicia es la principal causa de: Demora en los trámites de expedientes, procedimientos y servicios que brinda el ministerio. Desorden en el reparto de los documentos ingresados por mesa de partes, así como el envío de la correspondencia. Falta de entrega de información oportuna sobre la ubicación y el estado del trámite documentario a los clientes internos y externos. Ausencia de estadísticas para el control de carga documentarla por unidad orgánica y de la eficiencia en la atención a la misma. Escaso control en los gastos por servicios de courier. Dificultad en la ubicación de documentos con un periodo de antigüedad considerable. Como solución se planteó la optimización y automatización de los procesos de administración documentarla involucrando a todas las unidades orgánicas, rediseñando y mejorando continuamente los procesos existentes en la institución respetando las normas archivísticas vigentes y buscando el aseguramiento de la calidad. Ello se llevó a cabo mediante la fijación de procedimientos y el desarrollo de un sistema integrado de administración de tramite documentario que registre los documentos tanto internos como externos, las derivaciones que se originen en cada unidad, el control exhaustivo de envíos de documentos de salida y las estadísticas de intereses diversos. Como resultado se obtuvo una mejor atención a los clientes en la entrega de información sobre el trámite de los documentos, disminución en los tiempos de respuesta, la facilidad del envío de documentos externos y la disminución de documentos devueltos por mala dirección lo que significó una reducción en los costos de mensajería, el control en la facturación por el servicio del Courier y la redistribución de recursos humanos en cada unidad orgánica.