Sistema automatizado de administración documentaria

Abstract

La administración de documentos dentro de una empresa suele traer consigo el engorroso trabajo de llevar libros de control, y de búsquedas desesperadas cuando un documento se llega a extraviar, sobre todo cuando el tiempo es un factor importante. Esta tarea es aún más delicada para las instituciones públicas en las que un solo expediente puede iniciar un proceso administrativo de 5 años. En estos casos el exceso de control y burocracia es un factor que va en contra de la gestión de la institución pública. El presente trabajo ilustra la forma como ADUANAS apoyado por un sistema automatizado, paso de una etapa de desorden y descontrol documentarlo, a otro de mayor control integrado, de los documentos que se manejan dentro de la institución, a saber: expedientes, resoluciones y otros Los expedientes presentados por los usuarios en las diversas mesas de parte, reciben una numeración única, y gracias al apoyo del sistema se derivan de manera casi automática a las áreas que realizarán la evaluación. Cada área que recibe documentos puede a la vez derivarlo a otra área o a un técnico para su informe y conclusión.