Diseño e implementación de un sistema presupuestal para una Empresa Pública

Abstract

ELECTROPERU S.A., con más de dos décadas de existencia, refleja en ella la problemática común de las empresas públicas. La falta de un Plan Estratégico Empresarial y del consiguiente Plan de Sistemas ha ocasionado en general que el desarrollo informático de la Empresa no guarde relación con los adelantos técnicos experimentados, principalmente en lo que se refiere al procesamiento distribuido y al software para usuarios finales. En estas condiciones, cualquier intento de solucionar parcialmente el problema, atendiendo sólo a las necesidades de equipamiento, corre el peligro de carecer del dimensionamiento y la dirección adecuados ("nunca hay viento favorable para el que no sabe a dónde va"). Adicionalmente, es preciso considerar el contexto actual del Sector Eléctrico, en el que la nueva Ley de Concesiones Eléctricas procura crear las condiciones de un mercado competitivo, promoviendo la eficiencia empresarial, lo que hace imprescindible la modernización de las empresas que deseen continuar en el mercado. Consiente de esta problemática, la Gerencia de Finanzas planteó la ejecución de un Proyecto de Sistemas, el mismo que, dada su concordancia con los planes de la Empresa,, de definición de Unidades Empresariales con autonomía técnica y administrativa que introduzca factores de competencia al interior de la misma, se constituyó el Proyecto "Sistema de Información Económica y Financiera de la sede y las Unidades Empresariales" y dentro de él se consideró el desarrollo del Sistema Presupuestal materia del presente Informe. El objetivo del Sistema fue desarrollar el soporte de cómputo necesario para el procesamiento de las transacciones económicas y financieras en un ambiente de microcomputadoras, con aplicaciones orientadas al usuario final. Que no solamente considere la mecanización de actividades manuales u operativas, sino que, partiendo de una visión global de la organización, permita su implementación en forma gradual, sirviendo a diversas áreas y niveles de la organización y guardando entre sí una completa interrelación. El Sistema Presupuestal particularmente debería responder a la nueva exigencia, que le obligaban a trabajar con un volumen mucho mayor de información. Ello implicaba además un cambio de mentalidad a todo nivel, desde el personal operativo, que tendría ahora mucha más independencia y capacidad de respuesta, hasta el personal de dirección, cuyas decisiones serían ahora producto de un análisis más técnico y con el sustento necesario. Cabe resaltar que el Sistema pudo desarrollarse gracias al decidió apoyo del área de Presupuesto. No obstante, ello, y debido a que paralelamente se ordenaba, conceptuaba y sistematizaba procedimientos que respondan a las nuevas exigencias, muchas pautas seguidas en un inicio por el Sistema tuvieron que replantearse, en especial para lograr la comunicación con el área Contable, ocasionando demoras. Como resultado se tiene un producto con mayor alcance del que se pensaba al iniciar su desarrollo, y que ha ayudado en la integración de las áreas de Contabilidad y Presupuesto, integración que en una empresa del tamaño de ELETROPERU S.A., sólo puede ser lograda como resultado de todo un proceso de colaboración de ambas áreas, creación de códigos, incremento de datos en la información contable que se registra, etc. Actualmente el Sistema este operativo, el personal de la oficina de Presupuesto se está compenetrando cada vez más con su uso, contribuyendo a su perfeccionamiento.