Uso de lógica difusa y cronograma ganado para mejorar la estimación del flujo de caja de proyectos en una empresa del sector tecnología

Abstract

El flujo de caja de proyectos en la compañía engloba en un solo término la duración, presupuesto, flujo de ingresos, flujos de egresos y margen bruto operativo. Durante las reuniones de comité de gerencia de la empresa, las áreas claves de la organización exigen a la gerencia de operaciones que las estimaciones económicas sean más cercanas a la realidad. Esto a causa de que un número considerable de proyectos finalizó en fechas posteriores a lo planificado y/o con pérdidas económicas. El personal del área de operaciones realiza la estimación del flujo de caja de sus proyectos sin analizar los diversos imprevistos que ocurren durante la ejecución de los mismos, ni las condiciones o restricciones existentes en los ambientes o zonas de trabajo del proyecto. En su reemplazo agregan un margen empírico a la estimación de duración y un margen del 3 al 8% en costos. Con respecto al seguimiento y control de proyectos, este se realiza mediante reuniones semanales y no se emplea ninguna metodología de gestión de proyectos. Por estos motivos, el objetivo de esta investigación es mejorar la estimación del flujo de caja de proyectos. Para ello se diseñó un modelo basado en lógica difusa para estimar la duración, costos, flujo de ingresos y egresos para el cual se recopiló información de expertos y del personal interno de la empresa. Asimismo, a estas estimaciones se añadieron reservas de contingencia que se obtuvieron mediante un análisis de riesgos con enfoque difuso. Para el seguimiento y control de proyectos se empleó el método del cronograma ganado (Earned Schedule-ES), del cual el progreso semanal se evaluó mediante números difusos y términos lingüísticos de fácil comprensión. El modelo diseñado se aplicó a un proyecto real de la empresa, en el cual se verificó que el modelo de estimación del flujo de caja basado en lógica difusa logró una mejor estimación de duración, flujo de ingresos y egresos en comparación al actual modelo de estimación. Asimismo, se comprobó que el uso del método de cronograma ganado con enfoque difuso en conjunto con una adecuada estimación de duración mejoró la rentabilidad del proyecto. Además, tiene el beneficio de agregar al actual seguimiento y control de proyectos de la compañía, nuevos indicadores tales como el índice de desempeño del cronograma-SPI(t) y variación del cronograma–SV(t).

In the company the term project cash flow encompasses the duration, budget, income flow, expense flows and operating gross margin. In the meetings of management committee, the corporation demands from the operations management that the economic estimates are closer to reality. Because a considerable number of projects finished later than planned and/or economic losses. The operations area staff estimates the cash flow of their projects without analyzing the various unforeseen events that occur during their execution, nor the existing conditions or restrictions in the project's work areas. Instead, they add an empirical margin to the duration estimate and a margin of 3 to 8% on costs. Regarding the monitoring and control of projects, it consists of weekly meetings and no methodology or best practices of project management are used. Therefore the objective of this research is to improve the estimation of project cash flow. A model based on fuzzy logic was designed to estimate the duration, costs, income and expense flows with information collected from experts and the company's internal staff. Likewise, contingency reserves were added to the estimates, which were obtained through a risk analysis with a fuzzy approach. For project monitoring and control, the earned schedule (ES) method was used. Weekly progress was evaluated using fuzzy numbers and easy-to-understand linguistic terms. The designed model was applied to a real project of the company and it was verified that the cash flow estimation model based on fuzzy logic achieved a better estimation of the duration, income flow and expenses compared to the current estimation model. Likewise, the use of the earned schedule method with a fuzzy approach in conjunction with an adequate estimation of the duration improved the profitability of the project. In addition, it has the benefit of adding schedule performance index-SPI(t) and schedule variance-SV(t) to the company's current project monitoring and control.