Implementación de un software empaquetado para el seguimiento y control de las operaciones de compras realizadas por una empresa de exploración sísmica

Abstract

El presente informe muestra la solución implementada en el área de compras de una Empresa privada, el cual realiza compras a gran escala, el problema del área de compras está en relación a la posible malversación de fondos debido a compras que no seguían los procedimientos de compras, problema que se ve agravada debido a la obligación que tiene la Empresa de implementar controles internos teniendo en cuenta las directrices de la Ley SOX, esta ley fue emitida en EEUU y aplica a todas las empresas que cotizan en la Bolsa de Valores de Nueva York como es el caso de la Empresa que estamos analizando. El área de compras de la Empresa administraba sus compras a través de documentos físicos, archivos Excel y correos electrónicos, para la automatización de dicho proceso la Empresa evaluó las distintas alternativas existentes en el mercado para implementar un software enfocado a la administración y control del flujo de procesos de compra y que a la vez tenga contemplado las directrices de la ley SOX. Para evitar que se den compras que no siguen el procedimiento adecuado, la Empresa decidió implementar un software para automatizar y controlar dicho proceso, la selección del software se llevó a cabo en dos etapas, en la primera se definió si se desarrollaba o se adquiría y en la segunda se seleccionó el proveedor a través de un proceso de selección usando un grupo de criterios definidos, para la implementación de la solución seleccionada se usó la metodología de implementación de ERP recomendada por Microsoft.