Formalización del sistema de control interno para la mejora del servicio al usuario en una entidad pública de identificación y certificación

Abstract

Las entidades del Estado, por disposición de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la Ley de Control Interno están en la obligación de implementar los componentes que conforman su Sistema de Control Interno (SCI) de manera homogénea y de acuerdo con su naturaleza, cultura organizacional, complejidad operativa, atribuciones, circunstancias, presupuesto, infraestructura, entorno normativo y nivel de automatización. En tal sentido el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, RENIEC, está obligado a implementar su Sistema de Control Interno, SCI, a nivel de Entidad y de procesos, en tres fases: Planificación, Ejecución y Evaluación. La Planificación tiene como objetivo la formulación de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar el SCI, en base a un diagnóstico. En esta fase también se debe asegurar el compromiso de la Alta Dirección y la conformación de un Comité de Control Interno. De la fase de Planificación se ha cumplido con el Acta de Compromiso y el Acta de Constitución mediante el cual se designa el Comité de Control Interno, faltando el Diagnostico y el Plan de Trabajo. A la fecha se han formado hasta tres Comités, dos con la gestión actual, habiendo sido restructurada la última sin los resultados esperados. Esta situación esta retrasando la implementación integral de los componentes del SCI que son el Ambiente de Control, la Evaluación de Riesgos, las Actividades de Control Gerencial, de Información y Comunicación y del Componente Supervisión, así como a nivel procesos. El Sistema de Control Interno, que comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior con la finalidad de que la entidad gestione sus recursos, bienes y operaciones en forma correcta, transparente, eficaz y eficiente, muy importante para la mejora de la calidad y la mejora continua. El Informe de Suficiencia que trata sobre la formalización del SCI en RENIEC, consta de cuatro capítulos: En el Primer Capítulo se hace una breve reseña histórica de dicha Entidad, indicando su función principal de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales, RUIPN. Se presenta su estructura orgánica diseñada para cumplir con sus objetivos y se menciona sus clientes, los aproximadamente 31 millones de peruanos y peruanas, sus proveedores y sus cinco procesos clave, la Visión de fortalecer la ciudadanía, su Misión de registrar la identidad y los hechos vitales, y sus valores. Se realiza el análisis situacional. Análisis PODA, Matriz PODA y se determina sus objetivos estratégicos como la identificación total de la población, desarrollo del sistema registral, innovación tecnológica e implementación del SCI. En el Segundo Capitulo que trata sobre el Marco Teórico se hace referencia a dos Tesis de Grado y dos libros relacionados al presente informe. Para desarrollar la teoría sobre Control Interno y el SCI se usan como base los documentos del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) y de la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), que definen el control interno, como un proceso integral, para enfrentar los riesgos y dar una garantía razonable para el logro de los objetivos. Se aborda los tipos y componentes del control interno, la implementación del SCI y la Gestión de Riesgos, su implementación y los elementos de sus 8 componentes. En el Tercer Capítulo se desarrolla el proceso de toma de decisiones, en el contexto de la normativa de control y la obligatoriedad legal de implementar el SCI y se resume el avance de la implementación del SCI en RENIEC. Sobre esta base fue identificado el problema central y utilizando el Diagrama de Ishikawa se determinó sus causas. Luego se plantea las alternativas de solución, las cuales son analizadas y evaluadas, y seleccionada la solución óptima, haciendo uso de la Matriz de Enfrentamiento y la Matriz de Evaluación. Seleccionada la solución correspondiente a la alternativa de mayor puntaje, se diseñó la estrategia apropiada para desarrollarla. El Cuarto Capítulo corresponde al análisis Beneficio - Costo, de la alternativa de contratar los servicios de una Empresa Consultora para implementar el SCI, siendo para RENIEC, como empresa estatal, beneficiosa desde el punto de vista social y económico. Se calcula los índices económicos B/C, VAN y TIR.