Automatización del proceso administrativo de la fuerza de ventas a través de una extranet, para una empresa de venta directa

Abstract

“BEAUTY S.A.” es una empresa transnacional peruana cuyo giro de Negocio es de Venta Directa y opera en 8 países. Beauty S.A. ofrece productos de belleza (Cosméticos y Bisutería) así como una OPORTUNIDAD de negocio a las mujeres latinoamericanas. Nuestra empresa BEAUTY en Perú cuenta con una Fuerza de Ventas de 1000 directoras y 35,000 consultoras aproximadamente, las cuales se encargan de ofrecer nuestros productos a sus clientes, obteniendo descuentos de acuerdo con el monto de venta que generen y así iniciar una carrera de negocio en la empresa desde que son consultoras hasta que llegan a ser directoras. El principal beneficio que les ofrece la empresa BEAUTY S.A. es la oportunidad de crecer como mujeres de éxito y tener una empresa propia con muchos beneficios. A continuación, se muestra la Escalera del Éxito que debe seguir la Fuerza de Ventas dentro de BEAUTY S.A.

Esta Escalera de Éxito implica un manejo de un grupo de consultoras y directoras para llegar a subir cada peldaño y crecer de un estatus a otro. Desde que se inicia como directora, debe empezar a controlar a su grupo apoyándolos en la generación de su O/C de cada semana, hacerles seguimiento de su cobranza, guiarlas en cómo ganar los programas que ofrece la empresa cada campaña, el manejo de su grupo de consultoras, sus aprobaciones de crédito, etc. Así como realizar sus ventas a los clientes que cada una de ellas maneje. Para hacer este seguimiento, ellas lo hacen a través de sus reportes que se les envía cada semana para el seguimiento de todas sus consultoras y directoras y organizarse para las siguientes semanas y para el cierre de su campaña. En BEAUTY S.A. se facturan todas las semanas y una campaña es de 4 semanas (tiene un calendario propio), al cierre de esta campaña se cierran programas de concursos donde las consultoras y directoras reciben premios, a las directoras se les paga sus honorarios producto de la venta de todo su grupo durante toda la campaña y hace seguimiento de sus programas anuales que la empresa les ofrece. Este proceso es muy arduo para las directoras ya que deben moverse rápidamente cada semana y cada cierre, lo cual en muchos casos a veces no les permite buscar más consultoras nuevas o hacer seguimiento para formar nuevas directoras que es el principal rol que ellas deben realizar. Viendo esta problemática, se pensó que el apoyo o la solución deberían consistir en lo siguiente: Automatizar su proceso de negocio (Carga Administrativa). Contar con una solución en tiempo real (este lo más actualizada que se pueda). Que esté disponible a cualquier hora del día. Sea fácil de usar. Ambiente exclusivo para las directoras. Para ello analizamos las tecnologías con que contábamos y se decidió que INTERNET era el canal adecuado para desarrollar esta solución ya que estaría disponible para todas en cualquier momento, desde cualquier lugar y así se pensó en su EXTRANET. Para esta solución el reto principal que teníamos que enfrentar era el conocimiento, de. nuestras, directoras, sobre. INTERNET, la mayoría son amas de casa y la edad promedio de estas directoras esta entre 40 a 60 años. Este reto nos permitió analizar y vencer el paradigma que teníamos con respecto al uso de la tecnología, y la única forma que lo conseguimos fue a través de la capacitación. Hoy el 95% de nuestras directoras usan esta solución y el 85% de nuestros pedidos llegan a través de la Extranet (para el caso peruano).