Sistema de gestión documental basado en máquinas de estado en una empresa operadora de gas.

Abstract

El presente documento tiene por objetivo exponer el proceso de desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Documental, GDOCS, en una empresa de hidrocarburos. El proyecto se llevó a cabo dentro del marco de implementación del Sistema de Gestión Integrado (SGI) donde surgió la necesidad de administrar documentos formales tales como procedimientos, manuales operativos, planes, instructivos, formatos y registros: a fin de cumplir con el control documentarlo requerido por las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, incluyendo aquellos necesarios para cumplir con los objetivos funcionales de las diferentes áreas de la empresa. Se resolvió dicha necesidad mediante un Sistema de Gestión Documental basado en Workflow de máquinas de estado mucho más flexibles y capaces de plasmar eficientemente la conducta humana. Con este sistema la empresa mejoró la organización de la información permitiendo que los documentos estén identificados, vigentes y distribuidos donde se requieran, facilitando la revisión y actualización de los documentos, reduciendo el tiempo de búsqueda y brindando mayor seguridad en el acceso a la información.