Sistema de administración de activos fijos para el soporte y optimización de proyectos de investigación en un centro internacional especializado en recursos agrícolas

Abstract

Toda organización cuenta con una inversión que sin ella sería imposible operar normalmente, y estos son sus Activos Fijos. Considerando como activo fijo todo bien tangible, propiedad de la organización tales como: edificios, equipos, maquinarias, vehículos, instrumentos e inmobiliarios. El objetivo del presente informe es dar una solución en la administración de los activos fijos para el soporte y optimización de proyectos de investigación en un Centro Internacional especializado en recursos agrícolas: El Centro Internacional de la Papa (CIP). El problema del Centro Internacional es que carece de un medio de control que potencie el desarrollo de sus proyectos distribuidos de investigación que requieran infraestructura y equipamiento. Que a su vez le permita asegurar su operatividad y alcance en el logro de su visión y misión. Proyectos desarrollados tanto en su sede central como en sus 24 oficinas ubicadas en el Asia, África y Latinoamérica. Entre los problemas críticos con que se enfrenta el Centro podemos mencionar los siguientes: Deficiente administración en el registro, transferencia y retiro de los activos fijos. Desconocimiento de la ubicación exacta de los activos fijos para fines de auditoria y custodia sobre todo los ubicados en oficinas fuera del Centro. Falta de información en la asignación de centros de costos a los activos, para fines de planeamiento presupuestal de activos de capital. Deficiencias en la elaboración de planes de adquisición, reposición y mantenimiento por no contar con información actualizada y correcta. Desconocimiento del responsable directo del activo fijo. Perdidas de activos. Duplicidad en el manejo de la información al no contar con una sola base de datos centralizada e integrada con Recursos Humanos y Finanzas. Dificultad en obtener información de activos para efectos de gestionar los seguros en compañías aseguradoras. Inadecuado uso de las garantías de los activos, muchas de ellas no eran aprovechadas por falta de información. Pérdida de tiempo, dinero y esfuerzos. La solución propuesta e implementada que se detalla en el informe, busca solucionar los problemas críticos planteados a fin de asegurar la operatividad y funcionabilidad de la organización en el tiempo, así como la potencialización de sus proyectos de investigación. Reduciendo costos y tiempos en su administración, mejorando el control de sus activos, mejorando la planificación para la reposición, el mantenimiento y el presupuesto. Integración con los procesos distribuidos financieros. De tal forma de poder focalizar los esfuerzos de la organización y de su personal científico en las actividades de investigación, razón de ser del Centro. La solución comprende: El análisis y rediseño de los procesos de la administración de los activos, la selección de la mejor alternativa, diseño e implementación de un sistema de información para la gestión de los activos, accesible desde la sede central como desde sus 24 oficinas remotas ubicadas en Asia y África. La idea es brindar una herramienta de gestión e información necesaria a sus científicos y personal administrativo que les permita contar con el soporte necesario en la gestión de sus recursos de capital, que les permita optimizar y potenciar su labor y desempeño en el logro de cumplir la misión del centro.