Implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos en el área comercial de una empresa de distribución en energía eléctrica

Abstract

Luz del Sur es una empresa que realiza actividades de distribución de energía eléctrica, esto ha llevado a la empresa a establecer la calidad de servicio como un factor muy importante dentro de los procedimientos establecidos. Entre los procedimientos sujetos a continuas revisiones y mejoras con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa, se encuentran principalmente la atención a los clientes, para este fin la empresa ha establecido dentro de su organigrama un área denominada Subgerencia Comercial, la cual tiene a su cargo establecer los procedimientos comerciales de la empresa, así como coordinar y controlar los diferentes aspectos de la atención que brinda la empresa. Entre los diferentes problemas que se han podido encontrar en el desarrollo de las funciones de esta área, uno de ellos, y el que se va a tratar en este informe, consiste en la dificultad para acceder a un documento físico específico cuando este es requerido, siendo estos documentos de gran importancia dentro de las transacciones comerciales que se realizan diariamente y requiriéndose en la mayoría de los casos de manera inmediata a la solicitud del mismo. Si bien se ha contado con un procedimiento de administración de estos documentos de una forma manual denominada “Archivadores”, el trabajo que se realiza para la obtención de un documento de entre los miles con los que se cuenta es bastante costoso tanto en tiempo como en “horas - hombre” que se destina a este tipo de labores. Esta realidad nos sugiere establecer un nuevo procedimiento a fin de ejecutar las mismas operaciones cotidianas de una forma más eficiente, habiéndose establecido como premisa el dar una solución informática a este problema aprovechando los constantes avances de la tecnología. La digitalización de imágenes es uno de los avances tecnológicos que se han ido desarrollando en los últimos años, aspectos como el espacio para el almacenamiento en bytes ha ido mejorándose permitiendo en la actualidad administrar grandes volúmenes de información en unidades pequeñas en dimensiones físicas, esto sin duda ha sido uno de los factores importantes a la hora de definir un nuevo procedimiento de almacenamiento de documentos, el dejar de lado el papel físico para ahora administrar estos mismos documentos como imágenes electrónicas significaba tiempo atrás un elevado costo, costos que en la actualidad ya no resultan tan elevados; por otro lado la calidad de digitalización de imágenes es otro factor tecnológico que ha ido progresando, los nuevos dispositivos de digitalización, actualmente permiten niveles de resolución y nitidez bastante altos, este factor también resulta muy importante a la hora de considerar las ventajas y desventajas de utilizar el almacenamiento de documentos como contratos, cartas de clientes, memorándums en archivos de computadoras que nos den al momento de visualizarlos la misma claridad y condiciones, que estar observando el documento físico.